Een document anonimiseren voor ChatGPT
Het korte antwoord. Upload een vertrouwelijk document niet zoals het is naar ChatGPT. Vervang eerst de gegevens die de taak niet nodig heeft: namen van personen, bedrijfsnamen, rekeningnummers, adressen en soms ook bedragen worden plaatshouders zoals [NAME_01], steeds dezelfde voor dezelfde waarde. Dat kan met de hand, maar dat kost tijd en je mist snel iets. Met ShareSafe.ai upload je het bestand, controleer je wat er is gevonden en download je de beschermde versie. Kies herstelbaar vervangen als je de echte waarden later wilt terugzetten in het antwoord van de AI: je krijgt daarvoor een herstelsleutel (Identity Key), en ShareSafe Free bewaart geen kopie.
Wanneer is dit riskant?
ChatGPT is goed in documentwerk. Daarom belandt er steeds vaker echt klantmateriaal in. Vier situaties die dagelijks voorkomen:
- Een adviseur uploadt de jaarcijfers van een klant voor een samenvatting. Naam en cijfers van die klant staan nu buiten zijn controle.
- Een recruiter plakt een cv in de chat om interviewvragen te genereren. BSN-achtige nummers, adres en geboortedatum gaan mee.
- Een consultant laat een conceptcontract herschrijven. Partijen, bedragen en boeteclausules zitten in de prompt.
- Een HR-adviseur vat gespreksverslagen samen. Namen van medewerkers en gezondheidsdetails reizen mee.
Het probleem is niet per se dat OpenAI iets kwaadaardigs doet. Het probleem is dat je niet meer kunt aantonen wat er met die gegevens gebeurt, en dat je het je klant moet kunnen uitleggen. "Geen training op zakelijke data" is niet hetzelfde als "er is niets gevoeligs verstuurd".
Wat moet je vervangen?
Per documenttype verschilt het, maar dit is de kernlijst:
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Personen | namen, functietitels in kleine teams, handtekeningen |
| Organisaties | klantnamen, leveranciers, dochterondernemingen |
| Financieel | IBAN's, BTW- en KVK-nummers; bedragen en tarieven alleen als de taak ze niet nodig heeft |
| Contact | adressen, e-mailadressen, telefoonnummers |
| Identifiers | BSN, personeelsnummers, dossiernummers, kentekens |
| Context | data en plaatsen die samen iemand herleidbaar maken |
Vervang gegevens die voor de taak niet nodig zijn. Laat bedragen die het model moet vergelijken of doorrekenen staan.
De laatste categorie in de tabel wordt het vaakst gemist. "De CFO van een familiebedrijf in Hengelo" is geen naam, maar wel herleidbaar.
Plaatshouders vervangen persoonsgegevens. Contractvoorwaarden, bedrijfsgeheimen of medische inhoud blijven leesbaar. Bij de controle kun je zelf extra tekst selecteren en laten vervangen. Lees het resultaat dus na voordat je het deelt.
Zo doe je het in drie stappen
- Sleep je bestand in ShareSafe.ai. PDF, Word, Excel of tekst, tot 25 MB. Geen account nodig. Verwerking gebeurt in de EU en je document wordt niet als bestand bewaard.
- Controleer de voor-en-na-weergave. Je ziet precies wat er gevonden is: Jan de Vries wordt [NAME_01], Acme B.V. wordt [ORG_01], Kerkstraat 12 wordt [ADDRESS_01]. Mist er iets? Voeg het toe voordat je doorgaat. Die controle is onderdeel van veilig werken, geen formaliteit.
- Download het beschermde bestand en je herstelsleutel. Het beschermde bestand gaat naar ChatGPT. Komt het antwoord terug met plaatshouders, dan zet je met je herstelsleutel de echte namen terug. Je krijgt de sleutel zelf; ShareSafe Free bewaart geen kopie.
Wil je geen weg terug, kies dan definitief vervangen in plaats van herstelbaar vervangen. Dan wordt er geen sleutel gemaakt en kan niemand de vervangen waarden terugzetten, ook wij niet. Dat maakt het document niet vanzelf anoniem: andere details in de tekst kunnen nog steeds naar iemand wijzen.
Veelgestelde vragen
- Is mijn document daarmee AVG-proof?
- Dat kan geen enkele tool garanderen. Persoonsgegevens vervangen verkleint het risico, maar geen automatische detectie is onfeilbaar. Daarom toont ShareSafe.ai wat er gevonden is en controleer je zelf voordat je het bestand gebruikt. Bij herstelbaar vervangen bestaat er een sleutel, dus juridisch verwerk je nog steeds persoonsgegevens. Jij houdt die sleutel.
- Waarom niet gewoon zwarte balken in de PDF?
- Zwarte balken zijn vaak een laag bovenop de tekst: de inhoud zit er nog onder en is te kopiëren. Bovendien verliest ChatGPT de samenhang. Consistente plaatshouders ([NAME_01] blijft overal [NAME_01]) houden het document bruikbaar voor analyse.
- Slaat ShareSafe.ai mijn document op?
- ShareSafe Free verwerkt je document in de EU en bewaart het na de run niet als bestand. Bij herstelbaar vervangen krijg jij de herstelsleutel en bewaart Free geen kopie. Bij elke run hoort een verwerkingsbewijs. Zie de securitypagina voor de exacte route.
- Werkt dit ook voor Claude, Gemini of Copilot?
- Ja. Het beschermde bestand is een gewoon bestand. Aan welke AI je het geeft, bepaal je zelf.
- Wat als ik mijn herstelsleutel kwijtraak?
- Dan blijven de plaatshouders in AI-antwoorden staan; ShareSafe Free bewaart geen kopie, dus wij kunnen ze ook niet terugzetten. Je origineel op je eigen machine blijft onaangetast.
- Mag ik dit voor klantdocumenten gebruiken?
- Daar is het voor gemaakt. Lees ook: Mag ik klantdata uploaden naar ChatGPT?
ShareSafe.ai houdt ruwe bestanden in de EU. Minimale bewaring. Jij houdt de sleutel. Probeer het met je eigen document →