Werken met AI onder de AVG: een aanpak in vijf stappen voor adviseurs
Het korte antwoord. Een aanpak die je kunt verantwoorden heeft vijf stappen: deel het document in, vervang de gevoelige gegevens, controleer het resultaat, werk met AI op de beschermde versie en zet de echte waarden terug met een herstelsleutel die jij bewaart. Zo pas je het minimalisatiebeginsel van de AVG toe, gaan persoonsgegevens en vertrouwelijke klantgegevens die de taak niet nodig heeft niet naar AI-aanbieders, en ben je veel sneller klaar dan met handmatig zwartlakken. De aanpak is eenvoudig genoeg om één keer vast te leggen en daarna dagelijks te volgen. Je voldoet er niet vanzelf mee aan de AVG, maar je hebt wel een werkwijze die je kunt uitleggen.
Waarom juist adviseurs
Advieswerk is het slechtste scenario voor achteloos AI-gebruik: veel documenten, vertrouwelijke data van anderen, geheimhoudingsplicht, en klanten die gaan vragen hoe je met AI werkt. Vroeg of laat staat in een RFP of contractonderhandeling de vraag "beschrijf hoe jullie AI gebruiken met onze gegevens". Een vastgelegde werkwijze maakt van die vraag een onderscheidend antwoord in plaats van een risico.
De werkwijze in 5 stappen
Stap 1 — Classificeer eerst. Bevat het document persoonsgegevens of klantvertrouwelijke informatie? Echt niet (openbare rapporten, eigen templates), dan mag AI direct. Al het andere gaat door stap 2 tot 5. Bij twijfel is er geen twijfel.
Stap 2 — Vervang. Sleep het document in ShareSafe.ai en kies herstelbaar vervangen. Namen, bedrijven, IBAN's, adressen en identifiers worden consistente plaatshouders. Vervang gegevens die voor de taak niet nodig zijn. Laat bedragen die het model moet vergelijken of doorrekenen staan. Verwerkt in de EU, geen account, het document wordt niet als bestand bewaard.
Stap 3 — Controleer. Bekijk de voor-en-na-weergave. Vul aan wat de detectie miste, vooral indirecte aanduidingen: functies in kleine bedrijven, datum plus plaats, projectnamen die een branchegenoot herkent. Plaatshouders vervangen persoonsgegevens; contractvoorwaarden, bedrijfsgeheimen of medische inhoud blijven leesbaar. Bij de controle kun je zelf extra tekst selecteren en laten vervangen. Een korte controle die een groot deel van de veiligheid draagt.
Stap 4 — Werk met de AI. Samenvatten, vergelijken, herschrijven, analyseren op het beschermde bestand. Consistente plaatshouders houden het document werkbaar: [NAME_01] blijft overal [NAME_01]. Controleer het antwoord voor jouw taak.
Stap 5 — Zet de namen terug. Het AI-antwoord bevat plaatshouders. Met je herstelsleutel (Identity Key) zet je de echte namen terug. Je krijgt de sleutel zelf en ShareSafe Free bewaart geen kopie; plak hem niet in de AI.
Zo zet je het in je verwerkingsregister
Artikel 30 AVG vraagt je verwerkingen vast te leggen. Deze werkwijze is makkelijk vast te leggen omdat hij vast is:
- Doel: documentanalyse en schrijfondersteuning met AI-assistenten.
- Maatregel: pseudonimisering (herstelbaar vervangen) vóór elke doorgifte aan AI-leveranciers (art. 4 lid 5, art. 32), met menselijke controle; herstelsleutel in beheer van het bureau.
- Minimalisatie: persoonsgegevens die de taak niet nodig heeft worden vóór doorgifte vervangen (art. 5 lid 1 sub c).
- Bewaring: beschermde bestanden en herstelsleutels volgens je bestaande dossierbeleid; ShareSafe Free bewaart het geüploade document niet als bestand en bewaart geen kopie van de sleutel.
Vier regels. Vergelijk dat met het documenteren van losse ruwe uploads, wat niet kan.
Teamgewoontes die het laten beklijven
- Maak de beschermde versie de standaard: sla hem naast het origineel op, zodat collega's hem hergebruiken in plaats van het ruwe bestand opnieuw te uploaden.
- Eén regel voor junioren: geen klantdocument een AI-tool in zonder verwerkingsbewijs. Dat bewijs laat zien dat de werkwijze is gevolgd.
- Zet de werkwijze in je offerteteksten. Klanten vragen er steeds vaker naar; antwoorden vóór de vraag wekt vertrouwen.
- Groeit het documentvolume, dan wordt de losse-bestanden-routine de bottleneck. Dat is het moment voor ShareSafe Workspace: vaults, teamtoegang, een activiteitenlog en delen via links, rond hetzelfde principe.
Veelgestelde vragen
- Maakt dit ons AI-gebruik "AVG-compliant"?
- Geen enkele tool maakt je compliant; compliance gaat over je hele verwerking. Deze werkwijze pakt de verplichtingen aan die AI-gebruik het meest direct raakt: minimalisatie, maatregelen en verantwoording. Leg hem vast en je hebt een antwoord dat je kunt uitleggen en verdedigen.
- En documenten onder NDA in plaats van AVG?
- Zelfde werkwijze, maar kijk wat de NDA beschermt. Plaatshouders vervangen persoonsgegevens; contractvoorwaarden, bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke inhoud blijven leesbaar. Bij de controle kun je zelf extra tekst selecteren en laten vervangen. Check ook of je NDA tooling van derden expliciet definieert.
- Hoe gaan we om met AI-output in klantstukken?
- Heb je met de herstelsleutel de echte namen teruggezet, behandel de output dan als elk eigen concept: door een mens beoordeeld voordat het de deur uit gaat.
- Kunnen we dit teambreed standaardiseren?
- Ja. ShareSafe Free werkt per bestand en bouwt de gewoonte per persoon op; ShareSafe Workspace maakt er een teamwerkwijze van met gedeelde vaults, rollen en een activiteitenlog.
ShareSafe.ai houdt ruwe bestanden in de EU. Minimale bewaring. Jij houdt de sleutel. Probeer het met je eigen document →